Ok nous le savons tous ! Les tâches administratives peuvent vite devenir décourageantes et stressantes. Remplir des formulaires, faire la déclaration d'impôts, les déclarations en mairie/d'urbanisme, ou gérer des problèmes en tout genre, ça peut sembler fastidieux et ennuyeux. 

Le pire : la comptabilité ! Oui, la pêche aux justificatifs, retrouver les 40 factures éparpillées dans tes mails. BREF. 

J'ai 4 astuces pour vous aider à surmonter ta phobie administrative et éviter de couler.

1. Éduquez-vous

Tout d'abord, il est important de suivre l'actualité réglementaire, les évolutions des lois/procédures. Vous allez ainsi pouvoir éviter des erreurs et anticiper ce que vous aurez à faire.

Le pire c'est aussi de devoir faire les choses au dernier moment, par exemple n'oublie pas de déclarer sur le site impot.gouv les locataires que vous avez dans vos appartements, y compris la colocations. C'est à faire au 30 juin maximum, donc évitez de commencer la veille. 

2. Simplifiez votre processus

Ensuite, essaiez de simplifier votre processus administratif en créant des modèles de documents types, en utilisant des outils de gestion de projet, ou en externalisant certaines tâches administratives.

Par exemple, vous pouvez utiliser des logiciels de comptabilité (exemple : Pennylane, iTool…). Personnellement, ça me permet d'envoyer en 1 clic automatique, toutes mes factures mensuellement. Je peux également faire des relances et c'est relié à mes comptes bancaires. 

Et quand je prends en photo mon ticket de caisse, c'est directement relié à l'application, qui elle-même est reliée à mon comptable ;) 

Ensuite, ne vous posez même pas la question, NON... Faire la comptabilité soi-même ce n'est pas une bonne idée ! Calculer les amortissements, les charges, vérifier le plan comptable utilisé... Je vous conseille de laisser ça au comptable.

(Nous avons des partenariats avec de bons comptables).

Également, vous dois vous créer une procédure pour l'arrivée des locataire. Enregistrez directement dans l'application Notes de votre téléphone des messages automatiques de demandes de documents, d'explication de l'appartement... Sinon, vous pouvez déléguer dans une agence.

On optimise au maximum son temps et on délègue !

3. Fixez des délais

N'oubliez pas de fixer des délais clairs pour chaque tâche et de les suivre scrupuleusement pour éviter la procrastination. Vous pouvez utiliser des outils de rappel ou des calendriers pour planifier les tâches à l'avance et vous assurer de respecter les échéances (exemple : Trello, Notion, et même simplement dans votre agenda).

Nous avons tendance à laisser le temps couler et à repousser ces tâches insupportables à plus tard, forcez-vous à y consacrer du temps, ce qui est fait n'est plus à faire. 

4. Demandez de l'aide

Enfin, n'hésitez pas à demander de l'aide à des professionnels tels que des fiscalistes, des comptables... Ces experts peuvent vous aider à naviguer dans les complexités administratives, vous évitant ainsi des erreurs coûteuses et vous donnant la confiance nécessaire pour avancer.

Les petites astuces en + : 

- Traiter au fur et mesure les papiers pour ne pas les laisser s'accumuler, ne pas attendre la fin de l'année pour s'y mettre. 

- Scanner les papiers administratifs par domaine (EDF, Assurance, Banque, Impôts,) et les mettre sur un drive, puis jeter les originaux. 

- Jeter tous papiers périmés ou inutiles, nous accumulons toujours trop de choses, il est important de pouvoir scanner et éliminer de la masse papier.

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